lunes, 10 de septiembre de 2007

SISTEMA DE CONTABILIDAD

Asignatura:
Contabilidad II


TRABAJO DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL DE CONTABILIDAD II:

-CONTABILIDAD PARA COMPRAS Y VENTAS DE MERCANCÍAS
-EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
-LOS SISTEMAS CONTABLES
-CONTROL DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO
-CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo esta enfocado en tratar la contabilidad de una manera practica y fácil para comprender las diferentes transacciones donde se ve envuelto el efectivo, como las compras y ventas de mercancías; los controles internos para proteger este activo; los sistemas contables donde se obtienen informaciones y medidas para el adecuado manejo de una empresa o compañía, así como las cuentas y documentos por cobrar। Este trabajo solo trata de dar información y ejemplos objetivos sobre los temas ya mencionados.

CONTENIDO

Ø Definición de contabilidad
Ø Desarrollo del pensamiento contable
Ø Usuario de la información contable

TEMA I: Contabilidad para compras y ventas de mercancías
Ø Ingresos por ventas
Ø Devoluciones y descuento de ventas
Ø Fletes y términos de fletes
Ø Contabilidad para fletes de compras y ventas
Ø Términos de créditos
Ø Descuento en ventas
Ø Costo de mercancías vendidas y compradas
Ø Sistema de inventario periódico, inicial, final, físico y perpetuo
Ø Asiento para las ventas y compras
TEMA II: El sistema de control interno
Ø Controles administrativos y controles contables
Ø Relación entre el sistema de contabilidad y el sistema de control interno
Ø Guía para lograr un control interno sólido
Ø El papel de los documentos comerciales
Ø Registro de facturas de compra el precio neto
Ø Limitaciones y costo del control interno
TEMA III: Los sistemas contables
Ø Diarios especiales
Ø Diarios de ventas
Ø Cuentas de control y mayores auxiliares
Ø Diarios de compras
Ø Diarios de ingresos a caja
Ø Diario de pagos por caja
Ø El diario general
Ø Conciliación de los mayores
Ø Cuentas de control
Ø Sistemas de contabilidad computarizados
TEMA IV: Control de las transacciones en efectivo
Ø Presentación del efectivo en el balance general
Ø Responsabilidad de la gerencia con relación al efectivo
Ø Requisitos básicos para el control interno de caja
Ø Ingresos de caja
Ø Cuentas bancarias
Ø Apertura de una cuenta bancaria
Ø Como hacer los depósitos
Ø Como girar cheques
Ø Interese devengados en cuentas corrientes
Ø El extracto bancario
Ø Conciliación de la cuenta bancaria
Ø Ajuste después de la conciliación
Ø Cuentas bancarias para la nomina de sueldos
Ø Productos de valores
Ø Amortización de la prima en inversiones a largo plazo
Ø Amortización del descuento en inventarios a largo plazo y corto plazo
Ø Ventas de valores de inversión
Ø Manejo de cheque pendiente de cobros
Ø Fondo de caja menor
Ø El sistema de comprobantes
Ø El registro de comprobantes
Ø El registro de cheques
Ø Sistema de transferencia electrónica de fondo
TEMA V: Cuentas y documentos por pagar
Ø Diferentes tipos de partidas por cobros
Ø El departamento de crédito
Ø Cuentas incobrables
Ø Presentación de las cuentas incobrables en los estados financieros
Ø Provisión para cuentas incobrables
Ø Dos métodos para estimar las cuentas incobrables
Ø Saldos acreedores en las cuentas por cobrar
Ø Ventas con tarjetas de créditos
Ø Control interno sobre los cobros de las cuentas por cobrar
Ø Documentos por cobrar
Ø Naturaleza del interés
Ø Contabilización de documentos por cobrar
Ø Descuento de documentos por cobrar

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

La Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informarles y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones. En otras palabras podríamos definir la contabilidad como la parte de una administración encargada especialmente de las cuentas.

El Desarrollo del Pensamiento Contable:

La Contabilidad tiene mucha historia. Algunos afirman que la escritura se desarrolló con el fin de poder registrar la información contable. En las civilizaciones antiguas (China- Grecia-Egipto) se encontraron registros de cuentas, éstos usaban la contabilidad para conocer el costo de la mano de obra y los materiales usados en la construcción de grandes estructuras como las pirámides de Egipto, etc. En los años 1,400 A. C. se siguió desarrollando la Contabilidad con las necesidades de información que necesitaban los comerciantes en las ciudades y estados de esa época.
El ritmo del desarrollo contable aumentó durante la revolución industrial cuando las economías de los países desarrollados comenzaron la producción masiva de bienes. Más adelante con el crecimiento de las corporaciones los dueños de empresas y accionistas comenzaron a exigir a sus gerentes sistemas contables para que éstos informaran cómo estaban operando sus empresas.

Usuarios de Información Contable :

Existen diferentes gamas de personas y grupos que usan información contable.

*Personas: Las personas usan la información contable en los asuntos diarios para administrar sus cuentas de banco, evaluar las perspectivas de trabajo, realizar inversiones y para decidir si alquila o compra una casa.
*Negocios: Los gerentes de las empresas usan la información contable para fijar metas para sus organizaciones, evaluar su progreso en el logro de estas metas y hacer correcciones si es necesario. También la utilizan para decidir que edificio o que equipo comprar.
*Inversionistas y Acreedores: Los inversionistas proporcionan el dinero que necesitan los negocios al iniciar operaciones, para decidir esta inversión se basan en el análisis de la información financiera.


TEMA I: Contabilidad para compras y ventas de mercancías
CONTABILIDAD PARA COMPRAS Y VENTAS DE MERCANCIAS

Ingresos por Ventas
Es el ingreso devengado en la venta de mercancías, se acredita a una cuenta de ingresos titulada ventas.

Ejemplo: La Rou C. x A.

Estado de Resultado Parcial
Al 31 Dic. 2000 al 2001
En RD$
Ingresos por ventas:

Ventas 1,012.00
Menos: Devoluciones 8,000.00
Menos: Desc. Ventas 4,000.00
12,000.00
12,000.00
10,000.00

Ventas Netas:

El ingreso por ventas se devenga en el periodo en que la mercancía se despacha al cliente aunque el pago solo haya de recibirse en un mes o más. En consecuencia el ingreso devengado en un periodo contable puede diferir considerablemente del dinero recibido en ese periodo.




Devoluciones:
Es el reembolso o crédito que la empresa les permite a los clientes por mercancía en mal estado.

Descuentos:
Es cuando el cliente acepta conservar la mercancía pero recibiendo una rebaja en el precio, este procedimiento puede realizarse también en el momento de pagar.

Las devoluciones y descuentos anulan las ventas ya registrada. Reducen el valor del ingreso devengado en el negocio. Ambos son una contra cuenta de ingreso, es decir, aparecen en el estado de resultado como una deducción del ingreso bruto.

Flete de Compras
Es un cargo por el transporte de la mercancía hasta la bodegas, almacén del comprador.

Fletes Ventas
Son los cargos que se paga por el transporte de la mercancía que va hacia los clientes, es parte del gasto de ventas.

Términos de Créditos
Son todas las medidas que establecen claramente en las ventas de mercancía a crédito, esto evita malos entendido entre el vendedor y el cliente. Ejemplo. Neto 30 días (N/30) significa que el valor debe pagarse en 30 días.


Descuentos Ventas
Son descuentos que se le ofrece al cliente por pronto pago.
Ejemplo. 2/10, N/30, significa el pago completo vence en 30 días y el comprador tiene descuento de 2% pagando en diez días, a esto se le llama periodo de descuento también llamado descuento en efectivo. Si el cliente devuelve una parte de la mercancía antes del pago, se le aplicara el descuento solo a la parte con la que el se quede. El descuento en venta es una contra cuenta.

Costos de Mercancías
Esta aparece en el estado de resultado como una deducción por ingreso de venta neta. Este aparece en el balance general anual, como un activo, llamado inventario.

Determinar los costos es una tarea ardua, ya que la mercancía vendida ya no está disponible, para esto se puede utilizar: 1- sistema de inventario periódico, 2- sistema de inventario permanente.

Sistema de Inventario periódico:
Es el conteo físico de las mercancías disponibles al final del período.

Es conveniente pero costoso por eso se realiza al final de cada año. Para este inventario los registros deben mostrar:
a) El costo del inventario al comienzo y al final del año.
b) El costo de la mercancía comprada a lo largo del año.

Ejemplo: Inventario comienzo de año 180,000.00
Compras 570,000.00
Costo de mercancías Des. Para ventas 750,000.00
Menos: Inventario final del año 200,000.00
Costo mercancía vendida 550,000.00

Inventario inicial e inventario final

Inicial son las mercancías en existencias al comienzo de un periodo contable.

Final son las mercancías en existencia al final de un período. Ambos inventarios están determinadas por el inventario o conteo físico realizado a final de año.

COSTO DE MERCANCÍA COMPRADA PARA LA VENTA

Esta se registra en una cuenta denominada compra. Esta se usa únicamente para la mercancía adquirida para las ventas.

Los activos que se adquieren para uso dentro de la empresa no se registran en esta cuenta. Al final de cada periodo el saldo de esta cuenta representa el costo de todas las mercancías compradas, este valor se suma al inventario inicial el cual da como resultado costo de mercancía disp. Venta.



El Sistema de Control Interno

Una responsabilidad muy importante del administrador de un negocio es mantener sus operaciones bajo control. Los propietarios y los más alto ejecutivos establecen las metas de la empresa, los administradores dirigen la manera de hacerlo y los empleados llevan a cabo el plan.


El Sistema de Control Interno
Es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes adoptados por una empresa, para hacer posible que una organización opere de conformidad con los planes y políticas de la gerencia.

Controles administrativos y controles interno
Sus características:
A) Competencia, confiabilidad y personal ético. Los empleados deberán ser competentes, confiables y éticos. El pagar salarios altos para atraer empleados de más alta calidad, entrenarlo para cumplir bien con sus labores.
B) Asignación de responsabilidades y personal ético: En un negocio con un buen sistema de control interno, hasta un deber interno sin importancia es observado. A cada empleado se le asignan ciertas responsabilidades.
C) Autorización apropiada: Una organización tiene generalmente una serie de reglas escritas que subrayan los procedimientos apropiados. Cualquier desviación de la política normal requiere de una autorización apropiada.
D) Separación de deberes: Una administración hábil divide las responsabilidades de las operaciones entre dos o más personas o departamentos. La separación de deberes limita las oportunidades de fraudes.
E) Auditorias internas y externa: No es económicamente factible para los auditores examinar todas las operaciones durante un periodo, por lo que deben confiar en que el sistema contable produzca registros confiables.
F) Documentos y registros: Los documentos deberán estar previamente numerados. Una falla en la secuencia numerada atrae la atención sobre un documento faltante.
G) Controles electrónicos y otros controles: Los negocios utilizan dispositivos electrónicos para satisfacer sus necesidades de control sobre los activos y las operaciones.

Controles administrativos y controles contables
Los controles contables son medidas que se relacionan directamente con la protección de los activos o con la confiabilidad de la información contable. Ejemplo: El uso de caja registradoras para organizar un registro inmediato para los ingresos de caja.

Los controles administrativos, son medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional, no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Ejemplo. Los vendedores viajeros presentan informes para mostrar los nombres de los clientes visitados cada día.



Relación entre el Sistema de Contabilidad y el Sistema de Control Interno
El objetivo básico de un sistema de contabilidad es proveer información financiera útil. El objetivo del sistema de control interno es mantener a la empresa operando de acuerdo con los planes y políticas de la gerencia.


Como lograr un control interno sólido:
Con los siguientes guía:
a) Establecer líneas claras de responsabilidades.
b) Establecer procedimientos de rutinas para procesar cada tipo de transacción.
c) Subdivisión de funciones.
d) La función contable y la custodia de activos deben estar separadas.
e) Prevención de fraude.

El Papel del Documento Comercial
Se ha recalcado el punto de que un sistema de control sólido requiere la subdivisión de funciones entre los departamentos de la empresa Como sabe cada departamento que los otros departamentos han cumplido con sus responsabilidades? La respuesta radica en el uso de documentos comerciales cuidadosamente diseñada.

Ejemplo:
a) Requisición de compras. Se expide cuando la cantidad de mercancía disponible cae por debajo del punto de reposición establecido. Este es iniciado por el Gerente de ventas departamentales, este a su vez lo envía a departamento de compra, copias departamento de contabilidad.
b) Orden de compra. Se expide cuando se coloca la orden específica. Indica el tipo, cantidades y precios de la mercancía ordenada. Esta es iniciada por el departamento de compra y luego es enviada al vendedor la original y empresa, copias al departamento que solicita las mercancías y para el departamento de contabilidad.
c) Factura. Confirma que las mercancías se ha despachado y solicita el pago. Esta es iniciado por el vendedor proveedor y se le envía al departamento de contabilidad de la empresa compradora.
d) Informe de recibo. Se basa en el conteo e inspección de las mercancías recibidas es iniciado por el departamento de recibo de la empresa compradora. Es enviado el original al departamento de contabilidad, copia para el departamento de compras y para el departamento que solicita las mercancías.
e) Formato de aprobación de la factura. Se basa en los documentos relacionados arriba, autoriza el pago de la factura de compra, es iniciado por el departamento de contabilidad de la empresa compradora, es enviado al departamento financiero para respaldar el giro del cheque. Se devuelve al departamento de contabilidad con una copia DE registro de facturas de compra al precio neto
Las empresas bien administradas tienen la política de tomar todos los descuentos en compras que le ofrecen. Algunas empresas que normalmente aprovechan todos los descuentos en compras disponibles prefieren el método alterno a través del cual se registran las facturas de compras al valor neto después del descuento, en lugar de hacerlo al valor bruto. Si el valor que el comprador pretende pagar corresponde al valor de la factura menos un descuento en compra. Por que no registrar este valor neto como pasivo en el momento en que se recibe la factura? Ejemplo Almacén Ramírez recibe factura de compra por $10,000.00 implementos deportivos con 2/10 y n/30.

Nov. 3
Compras 9,800.00
Cuentas por pagar 9,800.00

Para registrar la factura de compra de implementos deportivos menos descuento por pronto pago de 2%.

Si la factura se paga dentro de los 10 días el asiento para registrar el pago se hace asi.

Nov. 13
Cuentas x pagar 9,800.00
Efectivo 9,800.00

Para registrar el pago de la factura de $10,000.00 a implementos deportivos menos el descuento por pronto pago 2%.

Si no se paga a tiempo el registro se realiza como sigue:
Dic. 3
Cuentas x pagar 9,800.00
Desc. Perdido en compras 200.00
Efectivo 10,000.00

Limitaciones y costo del control interno
Aún cuando este es una herramienta altamente efectiva para aumentar la confiabilidad de los datos contables y para obtener una adecuada protección contra fraudes ningún sistema de control interno puede decirse que se infranguable.

Los Sistemas Contables
El sistema contable consta de los documentos comerciales, diarios, mayores, procedimientos y controles internos necesarios para producir estado financieros confiables y otros informes contables.

Diarios Especiales
Es un registro contables diseñados para manejar el registro de solo un tipo de transacciones comerciales.
Ejemplo:
Tipo de transacción Nombre diario especial
Venta de mercancía a crédito Diario de ventas
Compra mercancía a crédito Diario de compras
Ingreso de caja Diario de ingresos de caja
Pagos de caja Diario de pagos de caja

Diarios de Ventas
Cuando se vende mercancía a crédito se preparan varias copias de una factura de venta. La información que generalmente aparece en una factura de venta incluye, fecha de la venta, número de serie de la factura, nombre del cliente, valor de ventas y terminos del crédito. Una copia de la factura de ventas se utiliza como base para el asiento en el diario de ventas
Ejemplo:
Fecha
Cuenta debitada
Factura
Valor
2004
Cambio nombre


Nov. 2
Jaime Adames
301
$ 450.00
Nov. 4
Harold Burgos
302
1,000.00
Nov. 5
Roberto Cruz
303
975.00

Solamente las ventas a créditos se registran en ese diario de ventas. Cuando se vende de contado, la transacción se registra en el diario de ingresos de caja.

Cuentas de control y Mayores Auxiliares

En la práctica las empresas que venden mercancías a crédito llevan una cuenta por cobrar separada para cada cliente. Esto conlleva a dividir el mayor en varios mayores auxiliares separados de cuentas por cobrar y auxiliar de cuentas por pagar. Traslado a los mayores auxiliares y las cuentas control.

Diario de compras
El manejo de las transacciones de compras, cuando se utiliza un diario de compras, sigue un patrón similar al descrédito con relación al diario de venta.

Diario de Ingresos a Caja:
Todas las transacciones que implican recibos de dinero se registran en el diario de ingresos de caja. Un ejemplo común es la venta de contado. A medida que se efectúa cada venta de contado se timbra en la caja registradora. Al final del día se obtiene el total de las ventas oprimiendo la techa de totales de la registradora. Esta consta de:

Débitos
a) Efectivo esta columna se utiliza para cada asiento, porque en este diario especial únicamente se registran las transacciones que incluyen ingresos de efectivo.
b) Descuentos en ventas esta columna se utiliza para acumular los descuentos en ventas concedidas durante el mes.
Crédito
a) Cuenta x cobrar esta columna se utilizan para anotar los créditos a las cuentas de los clientes a medida a que se recaudan dichas cuentas. El nombre del cliente se escribe en el espacio cuenta a creditada.
b) Ventas la existencia de esta columna economizará tiempo en las traslados al mayor general, mediante la acumulación allí de todas las ventas en efectivo durante el mes y el traslado del total de la columna al final del mes mediante un crédito a la cuenta de venta.
c) Otras cuentas esta es para los créditos a cualquier otra cuenta, distintas de cuenta por cobrar y ventas.

Diarios de pagos por caja
Este es uno ampliamente utilizado también llamado desembolso de efectivos y en el cual se registran todos los pagos en efectivos. Entre las transacciones más comunes pueden citarse los pagos de cuenta por pagar a los acreedores, el pago de los gastos de operaciones y la compra de mercancía de contado.

El diario general
Cuando todas las transacciones relacionada con caja o con la compra y venta de mercancía y las transacciones comerciales quedan solamente unos pocos tipos de transacciones por registrar en el diario general. Ejemplo Nov. 25 Angela González, devolvió mercancías por $50.00 que se la habían vendido a crédito el 23 de Nov.

Nov. 28 La compañía Prodomar devolvió a un proveedor, mercancía por valor de $300.00 comprado a crédito en nov. 27.
Nov. 29 compro equipo de oficina, para uso en el negocio, con un costo de $1,225.00 convino hacer pago dentro de los siguiente, 30 día a la empresa xyz.
Fecha
Diario general
PM
Débito
Crédito
19 Nov.
Cuentas y explicación



25
Dev. Y rebajas ventas
C x c. Angela González
Crédito otorgado al cliente por dev.
42

50
28
Cuentas x pagar Excelsa Dev. Y Rebaja en compras Dev. Parcial al proveedor de Mercancía comprada el 27 Nov.
21
51
300


300
29
Equipo de oficina
Cuenta x pagar
Compra de equipo de oficina con crédito 30 días
14
21
1,225
1.225

Cada uno de los asientos incluye un débito a un crédito a una cuenta de control cuenta por cobrar o cuenta por pagar.

Conciliación de los mayores auxiliares con las cuentas de control.
Se ha venido insistiendo que el saldo de una cuenta de control debe ser igual a la suma de los saldos de las cuentas del mayor auxiliar. Probar la igualdad del mayor auxiliar con su cuenta de control se denomina conciliación.

Este proceso puede sacar a la luz errores, bien sea en el mayor auxiliar o en la cuenta de control. El primer paso en la conciliación de un mayor auxiliar consiste en preparar un informe de los saldos de las cuentas del mayor Auxiliar.

Por ejemplo, los saldos en el mayor auxiliar, cuenta por cobrar compañía González al 30 de nov. Muestran a continuación.

El total de este informe debe cuadrar con el saldo de la cuenta de control en el mayor general.
Roberto Cruz-------------------------------------------------------- 975.00
Pedro B. Aza--------------------------------------------------------- 620.00
María Franco-------------------------------------------------------- 350.00
Ana Guerra----------------------------------------------------------- 11,850.00
Total Debe ser igual al saldo cuenta control 13,975.00

La conciliación de los mayores auxiliares con sus cuentas de control es un procedimiento importante de control interno y se debe realizar por lo menos una vez en el mes.

Variaciones en los diarios especiales
El número de columnas que deba incluirse en cada diario especial y el número de diarios especiales que haya de utilizarse, dependerá de la naturaleza de la empresa en particular y especialmente del volumen de los diferentes tipos de negociaciones.

Sistemas de contabilidad computarizados
Los conceptos de los diarios especiales y los mayores auxiliares se auxilian a los sistemas de contabilidad computarizada como también a los sistemas manuales. De hecho estos operan mucho más fácilmente en los sistemas computarizados. Los propósitos de los diarios especiales consisten en reducir el tiempo de trabajo destinado a escribir los asientos diarios y traslados a las cuentas del mayor.

a- Las computadores reducen el trabajo. Los terminales en el punto de ventas que se encuentran en los establecimientos de ventas al por menor reducen el trabajo involucrado en la contabilización de las ventas. Observe que toda la contabilidad se hace en forma automática en el momento en que el vendedor registra la venta.

b- La velocidad el tiempo requerido para que un computador mayorice una transacción o determine el saldo de una cuenta es de unas pocas millonésimas de segundo.
b-1 Se pueden procesar en forma rápida y eficiente grandes cantidades de datos.
b-2 Se pueden tener actualizados los saldos de las cuentas.
b-3 Se puede generar información adicional casi sin costo extra.
b-4 Se puede disponer de retroalimentación instantánea a medidas que ven teniendo lugar las transacciones.

SISTEMAS DE INVENTARIOS

Importancia de los Inventarios
Los inventarios constituyen uno de los renglones más importante en una empresa, a menudo el más sobresaliente. En auditoria se le da un primer renglón o lugar.

Es la razón de ser de los negocios, pues es el objetivo de esto es obtener lucro, lo cual se consigue a través de las ventas y a su vez se apoyan en los inventarios.

Este renglón de inventario existen en las empresas que se dedican a vender como en aquellas que se dedican a la manufacturas.

CLASE Y METODOS DE INVENTARIOS

En las empresas los inventarios y pueden encontrarse en diferentes estados o etapas y para su localización control son utilizados métodos diversos, siempre orientados por los principios de la contabilidad generalmente aceptados, tales inventarios son:
a) Materia prima.
b) Producto en proceso.
c) Productos terminados.
d) Suministro.

Sistema de Inventario Permanente:
Contrasta considerablemente con el inventario periódico; bajo este sistema la cuenta de inventario se mantiene continuamente actualizada, de ahí el nombre de sistema de inventario permanente.

Inventario Físico:
El inventario físico es un recuento completo de las mercancías en existencia y que son de la propiedad de la empresa. La frecuencia de la toma de inventario como este depende de la clase de mercancía en existencia. Es importante comprobar si las cantidades que aparecen en el auxiliar de materiales son las mismas cantidades físicamente.

Método de Inventario Contínuo:
Este es un método o sistema para manejar mercancías o materiales. En este método puede utilizarse tarjetas y hojas de existencia con diseño apropiado para recoger cada movimiento del movimiento.

Planeación del Inventario Físico:
A pesar de planear cuidadosamente la toma física e inclusive supervisar, serios errores pueden aparecer y anular los resultados del conteo. Para prevenir estos errores como doble conteo del artículo, la omisión de mercancía de conteo, y otros errores, es preferible planear el inventario de tal forma que el trabajo de una persona sirve como verificador fidedigna de otra.

Valuación del Inventario
Uno de los problemas ampliamente discutidos en la contabilidad es la valuación del inventario, debido a que la valoración del inventario puede tener efecto significativo en el reporte del ingreso neto.

La contabilización de los inventarios involucra la determinación del costo del valor corriente o del costo de reposición.

Sistema Periódico y sus Funciones:
El sistema periódico se utiliza en los negocios pequeños y en los que por el número de naturaleza de los artículos y la forma de venta resulta materialmente imposible.
Tiene dos etapas:
El planeamiento
La realización.

El planeamiento
Debe cubrir sistemáticamente el moldaje y las instrucciones; las personas, la preparación de los artículos para facilitar el conteo, la selección y adiestramiento del personal y su radicación en los departamentos inventariados, así como cualquier otro detalle que contribuyan a facilitar el inventario.

La realización:
Ejecutar el trabajo; uno para contar y otro para anotar, las tomas de inventario se encuentran normalmente a cargo de los jefes o representantes de departamentos.

Los encargados deben reiterar las instrucciones a los empleados y verificar el trabajo a medida que se lleva a cabo inspeccionado los materiales y los marbetes.

Objetivos que se deben seguir al tomar un inventario periódico:
Principiantes objetivos son: Asegurarse de que hay cantidades de existencias de las clases de artículos de se necesitan; se busca reducir la inversión e inventario al punto más bajo de acuerdo con las necesidades efectiva del negocio; de acuerdo a esto se hace una comparación entre los departamentos, con el fin de eliminar o reducir las líneas, departamentos o localidades que no produzcan utilidades y estimular las líneas, departamento o localidades que la produzcan.



ESTOS SON LOS PROPÓSITOS DEL CAPITULO I Y II

1) Tener la capacidad y conocimiento del saber construir el registro de las ventas, devoluciones y los descuentos en ventas para así conocer estas cuentas que son parte del estado de resultados.

2) Es importante conocer este tema que nos permite saber el costo de ventas utilizando el sistema de inventario periódico o sea que nos costo lo que vendimos en determinado período.

3) En esta parte se registran las compras de las empresas para obtener en determinado momento lo comprado, además el renglón compra es una parte importante de Estado de Resultados.

4) Es quizás unos de los documentos (El Estado de Resultado) más leído y esperado por la gerencia o administración de la empresa, pues nos permite conocer que se ganó o perdió en determinado período.

5) Con la hoja de trabajo calculamos y hacemos los ajustes de fin de año y con los asientos de cierres cerramos las cuentas del estado de resultado de la compañía de cierre del período fiscal.
CAPITULO III: Los sistemas contables


LOS SISTEMAS CONTABLES


INTRODUCCIÓN

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de la empresas es fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles, financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos. Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.
La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador.
En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva. En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la necesidad de información por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio.
Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa.

LOS SISTEMAS CONTABLES

Dentro de una organización empresarial el sistema de contabilidad se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio. Un sistema contable consta del personal, documentos comerciales, diarios, mayores, los procedimientos y controles internos necesarios para producir estados financieros confiables.

“los datos aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal, financiero y tributario”
Estos sistemas se basan en los principios, normas, reglamentaciones y procedimientos establecidos por la profesión para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras.
La eficiencia y eficacia en la implementación de un sistema de contabilidad depende de su implementación dentro de la empresa. Este debe estar hecho con base en los objetivos organizacionales y debe estar ligado con los programas y procedimientos que integran el esquema funcional de la empresa.


DIARIO ESPECIALES

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables, sin embargo, un diario especial es un registro contable diseñado para manejar el registro de solo un tipo de transacción comercial. Para registrar todo los tipos de transacciones comerciales una empresa necesita diferentes diarios especiales así como también un diario general .
Las transacciones pueden registrarse mucho mas rápido en un diario que esta especialmente diseñado para registrar ese tipo de transacción y así reducir significativamente el tiempo, la utilización de diarios especiales permite que se divida el trabajo del registro de las transacciones entre diferentes empleados. Cada diario especial puede ser responsabilidad de una persona diferente.
En casi todas las empresas la gran mayoría de las transacciones se clasifican en cuatro tipos. Estos cuatro tipos de transacciones y los cuatro diarios especiales son :

Tipo de Transacción
Nombre del Diario Especial
Venta de mercancía a crédito
Diarios de ventas
Compra de mercancía a crédito
Diarios de compras
Ingresos de caja
Diarios de ingresos de caja
Pagos de caja
Diarios de pagos de cajas

DIARIOS DE VENTAS

Los diarios de ventas contienen los asientos de todas las ventas a crédito efectuadas en un periodo determinado. En las ventas de mercancía a crédito se realiza varias copias de una factura de venta (una copia de la factura de ventas se utiliza como base para el asiento en el diario de ventas). Generalmente la información que a parece en las facturas de ventas son:

1. fecha de la venta
2. numero de serie de la factura
3. nombre del cliente
4. valor de la venta
5. términos de créditos

Diario de Ventas
Fecha

Cuenta Debitada
Factura No.
Valor
19 nov
2
4
5
11
18
23
29
Mildred Castillo
Tony Burgos
CeliaCruz
George Bush
Luis Enríquez
James Franco
Chespirito
301
302
303
304
305
306
307
450.00
1,000.00
975.00
620.00
900.00
400.00
11,850.00


16,195.00


En el diario del ejemplo se ven las columnas especiales para registrar cada uno de los aspectos de la transacción de venta.

Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

CUENTAS DE CONTROL Y MAYORES AUXILIARES

Una empresa que vende mercancías a crédito debe de tener una cuenta individual para cada cliente. Si el numero de clientes es alto, seria necesario llevar un mayor de cuentas por cobrar de mismo numero de clientes además de las cuentas de otros activos, pasivos, patrimonio, ingreso y gastos.
Un mayor auxiliar contiene una cuenta separada para cada uno de los reglones incluidos en el saldo de una cuenta del mayor general.

Ejemplo:
Un mayor auxiliar de cuentas por cobra contiene una cuenta separada para cada cliente.
Si la compañía tiene 500 clientes a crédito, hay 500 cuentas en el mayor auxiliar de cuentas por cobrar. Los saldos de estas 500 cuentas del mayor auxiliar suman el saldo en la cuenta del mayor general.

Un mayor auxiliar de cuentas por cobrar proporciona la información utilizada al facturar a los clientes a crédito y al revisar su credibilidad. La cuenta incluyen información sobre las fechas y los montos de cargos y pagos pasados, el saldo actual que se adeuda y la dirección de facturación de; cliente. De hecho, cada cuenta proporciona una historia completa de las transacciones de crédito entre la empresa y el cliente individual.

ORTOS TIPOS DE MAYORES AUXILIARES

Se utilizan mayores auxiliares para cuentas sobre la cual se requiera información detallada acerca de partidas individuales que comprende el saldo de la cuenta. Con los mayores auxiliares se busca satisfacer las necesidades de información de los gerentes y empleados de la empresa. Estos registros contables no se utilizan en la preparación de los estados financieros, ni están generalmente disponibles para personas ajenas a la empresa.


Cuenta de Control
Unidad de Organización
En el mayor general efectivo
Dentro del mayor auxiliar cada cuenta bancaria
Documento por cobrar
Copia de cada documento por cobrar.
Inventario
Cada tipo de mercancía
Activos fijos
Cada efectivo (o categoría de efectivo)
Acciones
Ingreso o gastos sobre una base departamental.

DIARIO DE COMPRA

Se manejara las transacciones de compra, cuando se utiliza un diario de compra, de modo bastante similar con relación al diario de ventas.
En el diario de compra que se ilustra a continuación como ejemplo incluye todas las compras de mercancía a crédito efectuadas durante el mes por la empresa Canino Pro. La fecha de la factura de compra se muestra en una columna separada, debido a que el periodo otorgado para el descuento empieza a contarse desde esa fecha. Los cincos asientos para las compras se trasladan a medida que se presenta durante el mes mediante créditos a las cuentas de los acreedores en el mayor auxiliar de cuentas por pagar.

A continuación se ilustra el traslado diario de los asientos individuales del diario de compras a las cuentas con los acreedores en el mayor auxiliar de cuentas por pagar.

Diario de Compras
Fecha
Cuentas acreditadas
Fecha de factura

Valor
19 nov

2
4
10
17
27

Suministros Arroyo (Neto 30)
Barco y Briceño (2/10, n/30)
Cano e Hijos (neto 30)
Compañía Dávila (2/10, n/30)
Excelsa S. A. (neto 30)
19 nov

2
4
9
16
25



3,325
700
500
900
1,825
7,250
(50)(21)


Compras
50

Suministros Arroyo

Nov. 30 7,2050

21

Nov. 2 3,325


CUENTAS POR PAGAR


Barco & Briceño




Nov. 30 7,250


Nov. 4 700



COMPANÍA DAVILA



Nov. 17 900



EXCELSA S.A.



Nov. 27 1,825



El diagrama muestra también la manera de trasladar al fin de mes el total de la columna del diario de compras a las cuentas del mayor general, compras y cuentas por pagar, unos de los objetivos de este diagrama consiste en destacar que el valor del crédito mensual a la cuenta de control es igual a la suma de los créditos trasladados al mayor auxiliar.




Bajo el sistema especial que está describiendo las únicas transacciones registradas en el diario de compras son las compras de mercancía a crédito. El termino mercancías significa artículos adquiridos para ser revendidos a los clientes. Si la mercancía se compra de contado en vez de adquirirse a crédito, la transacción debe registrarse en el diario de pago de caja, no en el diario de compras.
Cuando se adquieren activos distintos de mercancías, el diario que debe utilizarse depende de si el pago se hace o no en efectivo. Si se compran de contado activos de esta naturaleza la transacción debe registrarse en el diario de pago de caja. Si la transacción es a crédito. Se utiliza el mayor general. El diario de compras no se utiliza para registrar la adquisición de esta clase de activos, porque el total de este diario se traslada a la cuenta compras, la cual se utiliza para determinar el costo de las mercancías vendidas.


DIARIO DE INGRESO A CAJA

La mayor parte de los ingresos se reconocen al momento de la venta. Suponga que usted compra un libro. Por lo general se cumplen ambas pruebas para el reconocimiento al momento de la compra. Usted recibe la mercancía, y la tienda recibe el efectivo o tarjeta de crédito que se convierten con facilidad a efectivo. A medida que se efectúa cada venta de contado, se timbra en una caja registradora. Al final del día se obtiene el total de las ventas oprimiendo la tecla de totales que tiene la registradora, este total se registra en el diario de ingreso de caja el cual contiene un asiento por total de ventas de contado del día.

PRINCIPIOS.
Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.
En cada operación de caja y bancos, deben intervenir cuando menos dos personas.
Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.
El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión.
La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.
Transnsacciones queInvolucran ingresos De caja
Diario de Ingresos de Caja



Fecha



Descripción
Débitos



Cuenta acreditada
Créditos


efectivo

Datos
En venas
Otras cuentas
Cuentas por Cobrar


Ventas
Otras Cuentas
Nombre
PM
Valor

Valor
PM
Valor
25 nov.

1
Inversión del propietario
75,000




Capital franco Back



30
75,000

4
Ventas de contado
300


300



5
Ventas de contado
400







400



8
Fra. de Nov. 2, menos el 2%
441
9



James Bond

450




10
Venta de terreno
7,000

Documentos por cobrar
3
10,000
Terreno



11
15,000








Ganancia de vta. del terreno



40
2,000

12
Fra. de No. 4, menos el 2%
980
20



Peter Parke

1,000




20
Fra. de Nov. 18, menos el 2%
882
18



Carlos Jhon

900




27
Ventas de contado
125







125



30

4,000




Documentos por pagar



20
4,000



89,128
47


10,000


2,350
825

96,000



(1)
(43)


(x)


(5)
(41)

(x)
Debitos
1-Efectivo. Esta columna se utiliza para cada asiento, porque en este diario especial únicamente se registran aquellas transacciones que incluyen ingresos de efectivo.
2- Descuentos en ventas. Esta columna se utiliza para acumular los descuentos en ventas concebidos durante el mes y el traslado del total de la columna, al fin de mes, mediante un crédito a la cuenta ventas
3-Otras cuentas. Esta columna se utiliza para los créditos a cualquiera otra cuenta; distintas de cuentas por cobrar y ventas. En algunos casos, una transacción puede requerir créditos a dos cuentas. Tales casos se manejan utilizando dos líneas del diario especial, como se ilustra en la transacción de noviembre 10 en donde fue necesario hacer dos créditos: uno a la cuota terreno y otro a la cuenta utilidad en venta de terreno.
Creditos
1-Cuentas por cobrar. Esta columna se utiliza para anotar los créditos a las cuentas de los clientes a medida que se recaudan dicha cuentas. El nombre del cliente se exhibe en el espacio denominado cuenta acreditada que figura a la izquierda de la columna cuenta por cobrar.
2-Ventas. La exigencia de esta columna economizará tiempo ene los traslados al mayor general, mediante la acumulación allí de todas las ventas en efectivo durante el mes y el traslado total de la columna, al fin de mes, mediante un crédito a la cuenta ventas.

3-Otras cuentas. Esta columna se utiliza para los créditos a cualesquiera otras cuentas, distintas de cuentas por cobrar y ventas.
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
DIARIO DE PAGO POR CAJA

Otro diario ampliamente utilizado es el diario de pagos de caja llamado algunas veces diario de desembolso de efectivo y en el cual se registra todos los pagos efectivos. Entre las transacciones más comunes puede citarse los pagos de cuentas por pagar a los acreedores, el pago de los gastos de operaciones y la compra de mercancía de contado.

El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

DIARIO GENERAL
EL diario es conocido como el libro de asiento original. En el diario se anotan las transacciones y de ahí se toma la información necesaria para hacer los asientos en el libro mayor. Sus paginas se distinguen porque tiene dos columnas, la primera es para los débitos y la segunda para los créditos. Cuando todas las transacciones relacionadas con caja o con la compra y venta de mercancía han sido registradas en los diarios especiales, quedan solamente unos pocos tipos de transacciones por registrar en el diario general.

El origen de los traslados se indican en las cuentas del mayor. Cuando utilizan un diario general y varios diarios especiales, la cuentas del mayor deben indicar el libro del asiento original desde el cual se trasladaron cada debito y crédito.




EJEMPLO:
Fecha
Ref
Debito
crédito
Saldo
15 junio

Agosto 21
1
20
4
15
V2
V3
IC2
V6
400
200

120


400
400
600
200
320

V1, Que significa pagina 1 del diario de venta.

C1, Que significa pagina 1 del diario de compra.

IC1, Que significa pagina 1 del diario de ingresos de caja.

PC1, Que significa pagina 1 del diario de pasos de caja.

D1, Que significa pagina 1 del diario general.



CONTABILIDAD COMPUTALIZADA

Los conceptos de los diarios especiales y los mayores auxiliares se explican a los sistemas de contabilidad computarizada como también a los sistemas manuales. En efecto los diarios especiales y los mayores auxiliares operan mucho mas fácilmente en los sistemas computarizado se ha hecho énfasis en que los dos propósitos de los diarios especiales consisten en decir la cantidad de tiempo destinado a escribir los asientos diarios y trasladar a las cuentas del mayor. En un sistema computarizado, e; contador solamente requiere registrar los datos necesarios para que el computador prepare los asientos.


TEMA IV: Control de las transacciones en efectivo

O B J E T I V O S T E M A IV

I.- Objetivos del manejo del efectivo

Tiene como objetivo asegurar que el dinero que entra a la empresa, al igual que el que sale, esté debidamente justificado a través de los documentos correspondiente y sea aplicado debidamente en las cuentas del banco y en las correspondientes de contabilidad para así la empresa tener la certeza de la correcta administración del efectivo.

II.- Pasos principales para lograr el control interno de las transacciones en efectivo

- Separar la función del manejo de efectivo del mantenimiento de los registros contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al efectivo.

- Para cada departamento dentro de la organización, preparar un presupuesto de efectivo o proyección de las entradas de efectivo planeadas de los pagos de efectivo y de los saldos de efectivo, programadas mes por mes para el año que viene.

- Preparar un listados de control de las entradas de efectivo en el momento y en el lugar donde se recibe el dinero. Para las ventas en efectivo, este listado puede ser de una cinta de caja registradora, creada mediante el registro de cada venta. Para los cheques recibidos por correo, el empleado asignado para abrirlos debe preparar un listado de control de los mismos.

- Exigir que todos los ingresos de efectivo se depositen diariamente en el banco.

- Realizar todos los pagos en cheque. La única excepción debe ser para pequeños pagos que se deben realizar en efectivo de un fondo de caja.

- Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su pago, mediante el giro de un cheque.

- Separar la función de la aprobación de los gastos de la función de firma de cheques.

- Efectuar rápidamente la conciliación de los extractos bancarios con los registros contables.

Una empresa puede complementar su sistema de Control Interno obteniendo una póliza de fidelidad de una compañía de Seguros.


III.- Ejemplo de un Extracto Bancario

El Extracto Bancario, que es lo mismo que el Estado de Cuenta del Banco: es el que muestra los saldos inicial y final del periodo y relaciona las operaciones del mes. Junto con el estado se le incluyen los cheques cancelados del girador, que son los cheques que el banco paga por cuenta del depositante. El estado de cuenta del banco también relaciona otros depósitos y cambios.


BANCO POPULAR RNC. 1-01010632
Ave. J. F. Kennedy #20
Esq. Máximo Gómez
Santo Domingo, Rep. Dom. 31 de julio/2001

Sra. Mayra Rita Rodríguez Página 1
Edif.. 45 apto. 1-C, Maz. B
Villa Olímpica, Santiago 31 de julio/2001

Información sobre su cuenta
fecha
Depósitos y otros créditos
Cheques y otros débitos
Balance
Junio 30


5,029.30
Julio 1
300.00

5,329.30
Julio 2
1,250.00
1,100.00
5,479.30
Julio 3

415.20 10.00
5,054.10
Julio 8
993.60

6,047.70
Julio 10

96.00 400.00
5,551.70
Julio 12
1,023.77
1,376.57
5,198.90
Julio 15

425.00
4,773.90
Julio 18
1,300.00
2,095.75
3,978.15
Juio 22
500.00 NC
85.00 5.00 ND
4,388.15
Julio 24
1,083.25
1,145.27
4,326.13
Julio 30
771.55
50.25 SF
4,287.43
Julio 31
24.74 INT
12.00 CS
5,000.17
Explicación de Símbolos
NC Notal de crédito SF Sin fondos
ND Nota de débito CS Cargos de servicio
E Corrección de error INT Intereses sobre saldo promedio
Resumen de actividad
Saldo anterior de estados, 30/06/01 ..................................$5,029.30
7,186.91
( 7,216.04)
$5,000.17



El extracto bancario de julio enviado a la compañía Rodríguez fue ilustrado antes. Este extracto muestra un saldo de efectivo en deposito al 31 de julio de RD$5,000.17. suponga que el 31 de julio, el libro mayor de la Compañía Rodríguez muestra un saldo bancario de $4,262.83. El empleado que prepara la conciliación bancaria ha identificado los siguientes renglones de conciliación.:

1.- Un deposito de $410.90 hecho después de horas hábiles bancarias al 31 de julio no aparece en el extracto bancario.

2.- Cuatro cheques girados en julio aún no han sido pagados por el banco. Estos cheques son:

Cheque No. Fecha Valor
801 15 de julio $100.00
888 24 de julio 10.25
890 27 de julio 402.50
891 30 de julio 205.00

3.- Dos notas de crédito fueron incluidas en el extracto bancario:
Fecha Valor Explicación
22 de julio 500.00 El producto del cobro de un
documento por cobrar no porta-
dor de intereses de Danilo Mar-
El departamento de cobro de un
Banco cobró este documento
Para la Cía. Rodríguez.

31 de julio 24.74 Intereses ganados en el saldo de
cuenta promedio durante julio.

4.- Tres notas de débitos fueron incluidas en el extracto bancario:

Fecha Valor Explicación
22 de julio 5.00 Tarifa cobrada por el banco por
el manejo de cobro del documento
Por cobrar.

30 de julio 50..25 Cheque del cliente J.B. Bermúdez
depositado por la Cía. Rodríguez
devuelto sin fondo.

31 de julio 12.00 Cobro de servicios por parte del
banco durante el mes de julio.


5.- El cheque No.875 fue girado el 20 de julio por valor de $85.00, pero fue registrado erróneamente en el diario de pagos de efectivo como $58. El cheque, en pago de un gasto de teléfono, fue pagado por el banco relacionado correctamente por $85.00 en el extracto bancario. En el libro mayor de Rodríguez, la cuenta efectivo está sobreestimada en $27 debido a este error ($85 - $58 = $27).


IV.- Ilustración de una Conciliación Bancaria:
Ejemplo de una Conciliación Bancaria y explicación de su propósito:
Compañía Rodríguez
Conciliación Bancaria
Al 31 de julio/2001
Valores en RD$
Saldo de acuerdo con el extracto bancario 31/julio/2001.........................................$5,000.17
1- Sumar: depósito de 31 de julio, no registrado por el banco.................................. 410.80
$5411.07

2- Deducir: Cheques pendientes de cobro:
No. 801--------------------------------------------------$100.00
No. 888-------------------------------------------------- 10.25
No. 890-------------------------------------------------- 402.50
No. 891-------------------------------------------------- 205.00 717.75
Saldo de efectivo ajustado------------------------------------------------------------------$4,693.32

Saldo de acuerdo con los registros del cuenta habiente (31 de junio/01)-------------$4,262.83
3- Sumar: Doc. x Cobrar de Cía. cobrado por el banco-----$500.00
Intereses ganados durante julio 24.74 524.74
$ 787.57

4- Deducir: Tarifa de cobre.................................................$ 5.00
Cheque SF de J:B: Bermúdez 50.00
Comisión de servicios 12.00
5- Error registro cheque No.875 27.00 94.25

Saldo de efectivo ajustado (igual que arriba) $4,693.32




V.- Porqué se hace una conciliación bancaria:
- Asegurarse de que todos los aportes realizados por la compañía fueron registrados correctamente en su oportunidad y que los cheques pagados por el banco también fueron aplicados correctamente, además, de que los cargos aplicados a nuestra cuenta por la institución bancaria realmente se corresponde.

- Porque sirve para igualar el balance del libro del cuenta habiente o de la compañía con el balance que tiene el banco. Este hace unos cargos por servicios (certificación de cheques, cargos por servicios, cheques devueltos, cheques sin fondos, etc.) que no se registraron en el libro hasta que no llegue el estado o extracto bancario.

VI. Operación de un fondo de caja menor

El fondo de caja menor se usa paga gastos pequeños y no se tiene que emitir cheques cada vez que se necesite comprar o pagar cualquier artículo, cuyo monto lo amerite Ej.: la compra o cualquier pago menor de RD$500.00.

VI.- Sistema de comprobantes para establecer un adecuado control interno sobre los pagos en efectivo.

Con la elaboración de la orden de compras, el reporte de recepción y el debido registro en cuenta por pagar, se procede a elaborar el cheque correspondiente a la fecha acordada con el original de la factura cotejada por el departamento de contabilidad el debido recibo de ingreso a la hora del pago.



Presentación del efectivo en el Balance General:

El efectivo constituye un activo corriente y el más líquido de todos los activos. Una empresa comercial que mantiene cuentas bancarias con diferentes bancos debe llevar una cuenta bancaria. No obstante, en el balance general, se muestra como un solo total, el dinero en caja y el dinero en deposito en los diferentes bancos. Uno de los objetivos en la preparación de los estados financieros es el de presentados en forma concisa y fácil del leer.

Algunos cuentas bancarias están restringidas en su utilización, por cuyo motivo no están disponibles para atender las necesidades de las operaciones normales del negocio.

Responsabilidades de la Gerencia con relación al efectivo:

1- Garantice la exactitud contable con respaldo a ingresos de dinero, pagado de dinero y saldos de dinero.
2- Eviten pérdidas por concepto de fraude o robos
3- Permitan mantener en todo momento el dinero suficiente para hacer los pagos necesarios, más un saldo razonable para emergencias.
4- Eviten mantener innecesarias grandes de dinero ocioso en cuentas bancarias que no producen renta alguna.

El control interno sobre el efectivo se considera algunas veces, como un simple medio de evitar fraudes o robos. No obstante, un buen sistema de control interno debe también ayudar a lograr los demás objetivos de la gerencia, tales como la exactitud contable de las transacciones en efectivo y el mantenimiento de saldos adecuados, sin que llegue a se excesivo.

Requisitos básicos para el Control Interno del Efectivo:

El efectivo está mas expuesto al robo que cualquier otro activo. Además, una gran parte de las transacciones de una empresa involucran el recibo o el desembolso de dinero. Por estas razones, el control interno sobre el efectivo es de gran importancia, tanto para la gerencia como par los empleados de una empresa. Si surge un faltante en una empresa en donde los controles son débiles o inexistentes, todos los empleados tienen derecho a probar su inocencia.
Por otra parte, si los controles internos sobre el efectivo son adecuados, es casi imposible que el robo pueda ejecutarse sin ser descubierto a menos que existan confabulaciones entre dos o más empleados, para lograr un buen control interno del efectivo o de cualquier otro grupo activo se requiere, ante todo, que la custodia de los activos esté claramente separada del registro de las transacciones. En segundo lugar, la función de registro debe estar subdividida entre varios empleados de manera que el trabajo ejecutado por una persona fuere verificado mediante el trabajo de otra. Esta subdivisión de funciones desalienta el fraude, puesto que sería necesaria la complicidad entre los empleados para ocultar cualquier irregularidad. Un buen control interno se logra más fácilmente en las compañías grandes que en las empresas pequeñas, debido a que es más factible obtener un extensa subdivisión de funciones en las empresa grandes.

Los principales pasos para el establecimiento de un buen control interno sobre el efectivo son los siguientes:

⁂ Separar la función de manejo del efectivo de la función de mantenimiento de los registros contables.

⁂ Preparar un control que relacione los ingresos a caja en el momento y lugar en que se recibe el dinero. Para las ventas en efectivo esta relación puede consistir en una cinta de caja registradora, que se crea marcando cada venta en la registradora. Para los cheques recibidos por correo, el empleado asignado para abrir la correspondencia debe preparar una relación de control de los cheques que se reciben.

⁂ Exigir que todos los ingresos de caja se depositen en el banco.

⁂ Hacer todos los pagos con cheques. La única excepción debe ser la de pequeños pagos en efectivos por el fondo de caja menor. Nunca se deben hacer pagos con los ingresos de caja. Los cheques nunca deben ser girados al portador. Un cheque girado a nombre de una persona que se pueda cobrar o depositar; este endose proporciona una evidencia permanente que identifica la persona que recibe los fondos. Por otra parte, un cheque pagadero al portador puede ser depositado o cobrado por cualquier persona.

⁂ Exigir que la validez y el valor de cada desembolso se verifique antes de girar el cheque de pago.

⁂ Separar la función de aprobación de gastos de la función de firma de cheques.

Ingresos de Caja:

Los ingresos de caja provienen de dos tipos principales: dinero recibido en el mostrador, en el momento en que se efectúa una venta y dinero recibido por el mensajero o por correo, proveniente del recaudo de cuentas por cobrar.

Uso de Caja Registradora:
El dinero recibido en el mostrador, en el momento de efectuar una venta, debe ser timbrado en una cinta, de una caja registradora, colocada en el almacén, de tal manera que el cliente pueda ver el valor registrado. Puesto que se supone que los clientes no pagarán más de lo que aparecen en la registradora, el uso de las cajas registradoras asegura que se hace un registro inmediato de todas las ventas antes de empacar la mercancía. La caja registradora debe tener una cinta en la que se imprime el valor de cada venta y el total de las ventas del día. En muchos almacenes grandes, la caja registradora está conectada directamente a un computador y entonces cada transacción de venta inmediatamente forma parte de los registros contables.

Se ha hecho énfasis en que un buen control interno requiere que la custodia del efectivo se separe del registro de las transacciones en efectivo. Esta separación del manejo del efectivo y el mantenimiento de registros es evidente para uso adecuado de las cajas registradoras.

El vendedor tiene acceso al dinero en la registradora, pero no a la cinta interna donde se mantiene el registro de las transacciones de ventas. Cuando el vendedor termina su día de trabajo, contará el efectivo en la registradora y se lo entrega al cajero; tanto el vendedor como el cajero tienen acceso al efectivo; por tanto, ninguno de ellos debe tener acceso a la cinta de la registradora. Un representante del departamento de contabilidad retirará la cinta de la registradora con la cantidad entregada al cajero y hará un asiento en el diario de ingreso de caja para registrar las ventas en efectivo.

Uso de tiquetes de venta prenumerados:

El control interno puede fortalecerse adicionalmente mediante la preparación, en duplicado de un tiquete de venta prenumerado en momento de efectuar cada venta. El original se entrega al cliente y se retiene la copia en el almacén. Los tiquetes de venta prenumerados frecuentemente se utilizan en negocios tales como restaurantes donde un cajero central registra las ventas realizadas por todos los vendedores.

Sobrantes y faltantes de caja:

En el manejo de dinero recibido a través del mostrador, inevitablemente ocurren errores al efectuar la devolución de dinero. Estos errores pueden causar un sobrante de caja al final del día, cuando se cuenta el dinero y se compara con la lectura de la caja registradora.

Por ejemplo, suponga que el total de las ventas de control registradas durante el día en la caja registradora asciende a $500.00, pero en la gaveta de la registradora únicamente hay $490.00 en el momento de efectuar el conteo, será necesario, entonces, hacer el siguiente asiento para registrar las ventas del día y el faltante de $10.00 en caja.

Efectivo--------------------------490
Sobrante y faltante en caja 10
Vs.
Ventas--------------------------------------------------500
Para registrar faltante del día

La cuenta denominada sobrantes y faltantes de caja se acreditan con los sobrantes de caja, la cuenta sobrantes y faltantes de caja aparecerán con un saldo débito y se mostrará como gastos varios en el estado de resultados. Por otro lado, si los sobrantes exceden los faltantes, la cuenta sobrante y faltante al final del período y debe tratarse como una partida de ingreso varios.


Desembolso de Efectivo:

Un buen sistema de control interno exige que los ingresos de efectivo de cada día sean depositados intactos en el banco y que todos los desembolsos de efectivo se hagan con cheque. Muchos de los fraudes más espectaculares que se han llevado a cabo a través del pago de facturas ficticias. En consecuencia, un adecuado control de desembolso de efectivo es tan importante, tal vez más importante que el control interno de los ingresos de efectivo.

Cómo girar cheques:

Los cheques deben estar prenumerados y se deben girar en secuencia numérica. Cualquier cheque que se dañe debe marcarse “anulado” y archivado en secuencia en el archivo de los cheques pagados. Por tanto, se tienen todos los números de la serie de los cheques y todos los pagos que se hayan hecho a un proveedor o a un acreedor. Las aprobaciones de las facturas de pago es separada de la preparación de los cheques para tales pagos. Toda transacción que requiera un desembolso de efectivo debe verificarse y aprobarse antes de hacer el pago.

Cuentas bancarias:

Virtualmente tiene todo negocio una o más cuentas bancarias, las cuales se abren y se mantienen casi de la misma manera que una cuenta bancaria personal. Para abrir una cuenta bancaria personal, se deposita el dinero en el banco y se le proporciona al banco datos de identificación, como el número de cédula o cualquier otra identificación general.

Ya sea para una cuenta personal o para una cuenta de una empresa, el banco requiere que el nuevo depositante firme una tarjeta donde aparece su nombre exactamente como lo aparecerá en los cheques de una cuenta, cada uno debe firmar esta tarjeta. Esa tarjeta la mantiene el banco en un archivo para cualquier cheque que lleve una firma que no la reconozca los empleados del banco, se pueda comparar con la tarjeta que firmó el depositante.



Los documentos que se utilizan para controlar una cuenta de banco son:

1- Tarjeta de firmas : Los bancos exigen que cada persona autorizada para realizar operaciones mediante una cuenta en un banco firme una tarjeta de firmas. El banco compara las firmas en los documentos contra la que aparece en esta tarjeta a fin de proteger al banco y al depositante contra falsificaciones.

2- La ficha de deposito: Los bancos proporcionan formas estándar como fichas de depósitos. El cliente anota el importe y la fecha del deposito. Como prueba de la operación el cliente conserva: 1) un duplicado de la ficha de depósito o 2) un recibo de deposito, dependiendo de la forma de operar del banco.
3- El cheque: Para retirar dinero de una cuenta, el depositante extiende un cheque, que es el documento que da instrucciones al banco de pagar a la persona o el negocio señalados, un importe específico de dinero. Son tres los participantes en un cheque: el girador, el que firma el cheque, el beneficiario, a cuya orden se extiende el cheque y el banco sobre el cual se extiende dicho cheque
4- Conciliación bancaria: se realiza para que, tanto el banco como el depositante, estén de acuerdo sobre lo cantidad de dinero en deposito; ya que ambos llevan registro independiente.

La mayor parte de los cheques están numerados en forma consecutiva y pre-impresos con el nombre y la dirección del depositante y el banco.

Intereses devengados en cuenta corrientes:
Muchos bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. Normalmente éste es el caso con las cuentas de cheques de las empresas. El banco le notifica en el estado de cuenta.

El Extracto Bancario:
La mayor parte de los bancos envían estados de cuentas mensuales a sus depositantes. El estado de cuenta muestra los saldos inicial y final del periodo y relaciona las operaciones del mes. Junto con el estado se incluyen los cheques cancelados del girador, que son los cheques que el banco recibe por cuenta del depositante. El estado de cuenta del banco también relaciona otros depósitos, cambios y cargos en la cuenta.

Conciliación bancaria:
El propósito de la conciliación de la cuenta bancaria consiste en asegurar que los bancos y el depositante estén de acuerdo sobre la cantidad de dinero en deposito, recuerde que tanto el banco como el depositante de las consignaciones, los cheques y el saldo corriente de la cuenta bancaria. Una vez al mes el contador prepara una conciliación bancaria para verificar que esto da confrontes de registro independientemente estén de acuerdo.

El saldo que aparece en el extracto mensual recibido del banco generalmente no está de acuerdo con el saldo de registro que muestran los depositantes y que aún no han sido registrados por el banco; los ejemplos más comunes son:
- Cargos por servicios
- Cargos por cheques con fondos insuficientes
- Créditos por intereses devengados
- Cargos y créditos varios

En algunos casos la conciliación bancaria puede quedar lista una vez que se han considerado partidas, tales como : cheques pendientes de cambio, deposito en transito, cargos varios hechos por el banco.

En otros casos puede ser necesaria la corrección de errores por el banco o por parte del depositante para completar la conciliación. Cuando una compañía tiene una cuenta en varios bancos un posible tipo de error puede consistir en registro en la cuenta de un banco, el cheque girado contra otro banco.

Amortización:
El termino amortización se usa para describir la cancelación como gastos del costo de un activo intangible sobre su vida útil. El asiento contable usual para la amortización y un crédito a la cuenta de activo intangible y un debito a la cuenta gasto amortización.

Fondos de Caja menor:

En todo negocio resulta conveniente tener una pequeña cantidad de efectivo disponible con el cual se pueda efectuar algunos gastos menores. Ejemplo de estos tipos de gastos incluyen cosas tales como pequeñas compras de suministros de oficina, tarifas de taxis y refrigerios para una reunión de oficina.

Para crear un fondo de caja menor, se gira un cheque pagadero a “caja menor” por una suma global dependiendo de la magnitud de la empresa; puede ser desde $200, $10,000 hasta $25,000, la cual cubrirá estos pequeños gastos durante un periodo de dos o tres semanas. Este cheque se hace efectivo y el dinero se guarda en una caja fuerte pequeña. Se nombra a un empleado para custodiar el fondo.

El encargado de manejar el fondo efectúa todos los pagos con dinero de este fondo y obtiene un recibo o prepara un “comprobante de caja menor” explicando la naturaleza y el valor de cada gasto. Al final del periodo (o cuando el fondo se agota), se gira un cheque pagadero a caja menor reembolsando el fondo por los gastos efectuados durante el periodo. El giro de este cheque se registra debitando las Cuentas de Gastos apropiadas y acreditando a Efectivo. Como asunto práctico, la totalidad de la porción debito de este asiento con frecuencia se carga a la cuenta de Gastos Misceláneos.

El sistema de comprobantes:

En un sistema de comprobantes típico, el departamento de contabilidad es responsable de aprobar los pagos de efectivo y de registrar las transacciones. Al aprobar un gasto, el departamento de contabilidad examina los documentos de respaldo tales como la factura del proveedor, la orden de compra y el informe de entrada. Una vez aprobado el pago, el departamento de contabilidad firma un comprobante autorizando el pago y registra la transacción en los libros contables. Otros nombres para “comprobantes” incluyen forma de aprobación de factura y autorización de cheque.

El comprobante y los documentos de respaldo se envían, entonces, al tesorero o a otro funcionario del departamento financiero. Este funcionario revisa el comprobante y los documentos de respaldo antes de girar el cheque. Cuando el cheque es firmado, el comprobante y los documentos de respaldo se perforan o se sellan con la palabra “cancelado” para eliminar cualquier posibilidad de que estos sean presentados más tarde como soporte de otro cheque.

Observe que ni el personal en el departamento de contabilidad, ni el departamento financiero están en capacidad de efectuar desembolsos de efectivo no aprobados. El personal de contabilidad, que aprueba y registra los desembolsos, no esta autorizado para firmar cheques.

El personal del departamento financiero, que gira y firma cheques, no está autorizado para girar un cheque a menos que haya recibido primero un comprobante de autorización del departamento de contabilidad.

TEMA V: Cuentas y documentos por pagar

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

INTRODUCCIÓN

Las Normas y Procedimientos de Auditoria, tienen tal importancia que conjuntamente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, rigen la Contabilidad en General. En esta capitulo vamos a observar como se aplican los procedimientos de las Cuentas y documentos Cobrar. Las normas contables son dinámicas. Se van adaptando a los cambios experimentados en el entorno, bajo el cual desarrollan su actividad las empresas. Los empresarios y contadores o tenedores de libros, están obligados moral y legalmente a llevar la contabilidad estrictamente con la verdad, como un medio mas de engrandecer al país.

Cuentas por Cobrar
Cuentas por cobrar comúnmente se refiere a las cifras que los clientes deben como resultado de la entrega de artículos o servicios y del otorgamiento de un crédito en el curso ordinario del negocio.
Las cuentas por cobrar se deben diferenciar de los depósitos, acumulaciones, documentos y otros activos que no surgen por las ventas diarias. Más aún, las cantidades incluidas en el rubro de cuentas por cobrar deben poder cobrarse de acuerdo a los plazos usuales de venta de la compañía.
Las cuentas por cobrar provenientes de letras de ejecutivos y empleados deben mostrarse por separado. Sin embargo, las ventas a empleados que son reacudables bajo los términos ordinarios de venta deben ser incluídas como una parte de las cuentas por cobrar regulares.
Las empresas que venden mercancías en abonos normalmente reciben de sus clientes documentos firmados, como constancia de su deuda. Asimismo, cuando el periodo de crédito es largo, como sucede con la venta de maquinaria agrícola, también se exigen documentos. Los proveedores también solicitan a sus clientes que firmen documentos cuando se les amplía el plazo para pagar sus cuentas vencidas. En todos estos casos, los proveedores prefieren tener un documento por cobrar que una cuenta abierta, debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, descontándolo en un banco. Se prefieren también los documentos debido a que, en caso de ser necesario un juicio para cobrar la cuenta, la posesi6n de un documento implica tener un reconocimiento escrito, tanto de la extienda de la deuda como de su importe. Por último, conviene tener documentos por cobrar debido a que, generalmente ganan intereses.



DOCUMENTOS POR COBRAR
Los documentos por cobrar son mas formales que las cuentas por cobrar. El deudor de un documento por cobrar promete por escrito pagar al acreedor una suma definida en una fecha futura: la fecha de vencimiento. El pagare es el documento escrito que sirve de prueba de la cuenta por cobrar. El pagare puede requerir que el deudor ofrezca una garantía del préstamo. Esto significa que el prestatario promete que el prestador tendrá derecho a ciertos activos si no paga la cantidad debida a su vencimiento.
“ Un pagaré es una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en una fecha futura determinada.”

Los documentos por cobrar que se vence en un año o menos son activos circulantes. Los documentos por cobras que se vencen después de un año son cuentas por cobrar a largo plazo. Algunos documentos por cobrar se cobran en plazos periódicos. La porción que se vence en el plazo de un año es activo circulante y la porción restante es activo de largo plazo.

Contabilización de la recepción de un documento
Ocasionalmente, el plazo de un documento se expresa en meses. En tales casos, el documento vence y es pagadero en el mes de su vencimiento en el mismo día del mes en que fue expedido. Por ejemplo, un documento expedido el 10 de julio y pagadero a tres meses de esa fecha vencerá el 10 de octubre.
Para el cálculo de interés los negocios normalmente consideran el año de 360 días. Esto simplifica el cálculo de los intereses en la mayoría de los casos. Para un documento de 10,000 pesos con vencimiento a 90 días y con interés del 49%, se efectúan los siguientes cálculos:



Capital
X
Tasa
X
Número exacto de días
360
=
Intereses
ó
10,000
X
49/100
X
90/360
=
1,225
Los documentos por cobrar pueden registrarse en una sola cuenta "Documentos por cobrar". Cada uno de los documentos podrá identificarse en la cuenta, anotando el nombre del suscriptor en la columna "Concepto", del renglón en que se registra su recepción o pago. Una sola cuenta es suficiente, ya que se tienen a la mano los documentos, la tasa de interés, la fecha de vencimiento, etc.
Cuando se recibe un documento, al momento de efectuar una venta, se contabiliza de la siguiente forma:

Cuando el proveedor exige un documento al cliente, por haberle ampliado el plazo de crédito de su cuenta vencida, lo que pretende es cobrar parte de la cuenta vencida en efectivo. Esto reduce la deuda y requiere que se acepte un documento por una cantidad menor. Por ejemplo, "La Sucesora C.A." está de acuerdo en recibir 232.000 en efectivo y un documento por valor nominal de 500.000 con vencimiento a 60 días e intereses del 40%, del Sr. Luis Fernández, para saldar su cuenta vencida de 732.000. Cuando "La Sucesora C.A." recibe el efectivo y el documento, contabiliza el siguiente asiento de diario general:
Obsérvese que este asiento transfiere el adeudo de Luis Fernández de una cuenta por cobrar "abierta" a una cuenta por cobrar documentada.
Cuando Fernández pague el documento, se contabilizará el siguiente asiento de diario general:

Examinando de nuevo los últimos dos asientos. Si "La Sucesora C.A." utilizará diarios tabulares, el asiento del 4 de diciembre se registraría en el Diario de Entradas de efectivo y se registrarían dos renglones, uno para el abono a "Ingresos por Intereses" y otro para el abono a "Documentos por Cobrar". La transacción del 5de octubre necesitaría dos asientos, uno en el Diario de Entradas de Efectivo, por el efectivo recibido y el fin de simplificar las ilustraciones, presentamos asientos de diario general.

El descuento de los documentos por cobrar
Tal como se señaló anteriormente, se prefiere un documento por cobrar para respaldar una cuenta por cobrar, debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, mediante su descuento en un banco. Al descontar un documento, su dueño lo endosa y lo entrega al banco a cambio de efectivo. El banco conserva el documento hasta su vencimiento, para luego cobrar su valor total al suscriptor.
Para ilustrar el descuento de un documento por cobrar, supongamos que el 28 de mayo "La Sucesora, C.A." recibe un documento con valor de 1.200.000,00, con vencimiento a 60 días e intereses del 6% anual. Dicho documento fue suscrito por Carlos Russi, el 27 de mayo. Conservó el documento hasta el 2 de junio, fecha en que lo descontó en su banco, a la tasa de descuento del 7% anual. Puesto que la fecha de vencimiento de este documento es el 26 de julio, el banco tendrá que esperar 54 días para cobrarlo al Sr. Russi. A estos 54 días se les denomina período de descuento y se determina de la siguiente manera:

Plazo del documento, expresado en días 60
Menos el tiempo que "La Sucesora" conservó el documento:
Número de días en mayo 31
Menos la fecha del documento 27
Días que se conservó durante mayo 4
Días que se conservó durante junio 2
Total de días que se ha conservado el documento 6
Período de descuento, expresado en días 54

Al final del período de descuento, el banco espera cobrar el valor total de este documento a Russi y, como es costumbre, calcula el descuento sobre el valor total que tendrá el documento a su vencimiento, de la siguiente manera:
Valor nominal del documento ………………………………... 1.200.000,00
Intereses sobre 1.200.000,00 al 6% por 60 días ..……. 12.000,00
Valor nominal total al vencimiento …………………………... 1.212.000,00
En este caso hemos supuesto que la tasa de descuento del banco, o tasa de interés es del 7%; por lo tanto, al descontar. El documento habrá que deducir 54 días de interés, al 7% anual, de su valor al vencimiento, entregándole a "La Sucesora, C.A." el resto. A esta diferencia se le denomina el neto del documento; al importe de los intereses deducidos se le denomina descuento bancario. El importe del descuento bancario y el neto del documento se calculan de la siguiente manera:
Valor del documento al vencimiento ……….....……………….. 1.212.000,00
Menos: Intereses sobre 1.212.000,00 por 54 días, al 7% 12.730,00
Importe neto 1.199.270,00
Obsérvese que en este caso el neto recibido, 1.199.270,00 es 730,00 menor que el principal del documento: Bs. 1.200.000,00.

Al registrar la transacción, "La Sucesora, C.A." en realidad compensa los 12.000,00 de interés que habría cobrado reteniendo el documento hasta su vencimiento con los 12.730,00 de descuento que le carga el banco y registra sólo la diferencia, como gasto.
En la situación antes descrita, el valor nominal del documento descontado era superior al neto recibido. Sin embargo, en muchos casos, por no decir que en la mayoría de ellos, el neto recibido es superior al principal o valor nominal del documento; cuando esto ocurre, la diferencia se acredita a la cuenta "Intereses Ganados". Por ejemplo, supongamos que en lugar de descontar el documento de Carlos Russi el 2 de junio, "La Sucesora, C.A." lo conserva hasta el 26 junio. Si el documento se descuenta el 26 de junio, a la tasa de descuento bancario del 7%, el período de descuento será de 30 días y 707.000,00 su importe; el importe neto del documento será 1.204.930,00, el cual se calcula de la siguiente manera:
Valor del documento al vencimiento…………......…………….. 1.212.000,00
Menos: Intereses sobre 1.212.000,00 al 7% por 30 días 1.070,00
Importe Neto ………………………………..………………. 1.204.930,00
Y, puesto que el importe neto supera al valor nominal o principal del documento, la transacción se habrá de registrar de la siguiente manera:



TIPOS DE PARTIDAS DE COBRO

Departamento de crédito

La mayoría de las compañías tiene un departamento par evaluar a los clientes que solicitan crédito. Extender un crédito requiere un acto de equilibrio. A la compañía no le conviene perder ventas con los clientes que necesiten tiempo para pagar, aunque le conviene evitar vender a los malos pagadores.
Para que haya un buen control interno sobre el cobro de cuentas por cobrar, es muy importante que el departamento de crédito no tenga acceso al dinero. Por ejemplo, si un empleado de crédito maneja dinero, puede embolsarse el efectivo recibido de un cliente. Después puede marcar como incobrable la cuenta de dicho cliente, y el departamento de contabilidad cancelaría la cuenta por cobrar. La compañía deja de facturar al cliente y el empleado de crédito cubre su desfalco. Por esta razón, es importante la clara separación de las tareas.


Cuentas incobrables

El otorgamiento de un crédito trae consigo costos y beneficios. Uno de los costos es el no pago potencial de sus deudas por algunos de los clientes a crédito. El beneficio es el incremento en ingresos y en utilidades globales que de otra forma se perderían si no se otorgara crédito, y que muchos clientes potenciales no comprarían si no se otorgara crédito. El contador a menudo denomina este costo principal como "gastos por deudas malas" y el beneficio como utilidad bruta adicional en ventas a crédito.
El grado de no pago de las deudas varía de empresa a empresa. Es una función del riesgo crediticio que los gerentes están dispuestos a aceptar. Por ejemplo, muchos establecimientos pequeños de venta al detalle aceptarán un nivel de riesgo más alto que los grandes almacenes como plaza Lama. Junto con los riesgos están los gastos de recaudo correspondientes.

PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS INCOBRABLES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Cuando se ha determinado que una cuenta por cobrar es incobrable, esta deja de ser un activo. La perdida de este activo representa un gasto, llamado gasto de cuentas incobrables.
Al medir la utilidad del negocio, uno de los principios contables mas elementales es que el ingreso debe ser asociado a (o compensado por) los gastos incurridos al generar tal ingreso. El gasto de cuentas incobrables es causado por la venta de bienes a crédito a los clientes que incumplen el pago de sus cuentas. Por consiguiente, se incurre en este gasto en el mes en el cual se efectúan las ventas relacionadas, aunque las cuentas por cobrar no se determinan como incobrables hasta un periodo contable posterior. Por lo tanto, una cuenta por cobrar se origina de una venta a crédito en enero y se determina que es incobrable en agosto representa un gasto de enero.

Provisión para cuentas incobrables:

Gasto de cuentas incobrables.............................................................10,000
Provisión para cuentas de dudoso recaudo....................................................10,000
Para registrar la porción de las cuentas totales por cobrar estimadas como incobrables.

La provisión para cuentas de dudoso recaudo

No hay forma de afirmar de anta mano que cuentas por cobrar se recuperaran y cuales no. Por consiguiente, no es posible acreditar las cuentas a clientes específicos para nuestra estimación de cuentas probablemente incobrables. Tampoco se puede acreditar la cuenta de control de cuentas por cobrar en el mayor general. Si la cuenta de control de cuentas por cobrar se acreditara con el valor estimado de cuentas de dudoso recaudo, esta cuenta de control no cuadraría con el total de las numerosas cuentas de clientes en el mayor auxiliar. La única alternativa practica, por consiguiente, es acreditar una cuenta separada llamada provisión para cuentas de dudoso recaudo por el valor que se estima incobrable.
La provisión para cuentas de dudoso recaudo se describe comúnmente como una contracuenta del activo o una cuenta de valuación. Ambos términos indican que la provisión para cuentas de dudoso recaudo tiene un saldo crédito, lo cual se compensa con el activo cuentas por cobrar para producir una medida mas útil y confiable de la liquidez de una compañía.

El método de estimación

Los contadores de empresas con grandes ventas a crédito aplican el método de estimación para medir las deudas incobrables. Con este método no se espera a ver a que clientes no le cobrara la empresa, sino que registra las perdidas de cobranza con base en estimaciones. En este sentido, el método de estimación se considera una estrategia indirecta.
Mas que tratar de adivinar que cuentas serán incobrables, los gerentes calculan el gasto total de deudas incobrables con base en la experiencia de la compañía. El negocio registra el gasto total de deudas incobrables por la cantidad estimada y establece la estimación de cuentas incobrables ( o estimación de cuentas dudosas), contracuenta de las cuentas por cobrar. Esta cuenta de estimación muestra la cantidad de valores por cobrar que la empresa piensa que no va a cobrar.
Si se resta la cantidad de estimación de incobrables de las cuentas por cobrar se obtiene el monto neto que la compañía espera cobrar, como aquí se muestra ( se usan cifras reales, en millones, de Oracle corporation).




Balance (parcial):

Cuentas por cobrar.....................................................................................$2,455
Menos: estimación de cuentas incobrables ............................................... (217)
Cuentas netas por cobrar ...........................................................................$2,238

Los clientes le deben a Oracle $2,455 millones, de los cuales la empresa espera cobrar $2,388 millones. Oracle calcula que, de esas cuentas por cobrar, no podra cobrar $217 millones.


Método de porcentaje de ventas

Con este método se calcula el gasto de cuentas incobrables como un porcentaje de las ventas netas a crédito. Este método también se llama técnica del estado de resultados, ya que se centra en el monto del gasto a ser reportado en el estado de resultados. El gasto de cuentas incobrables se registra como un asiento de ajuste al final del periodo. Suponga que es el 31 de diciembre de 20x3 y las cuentas tienen estos saldos antes de los ajustes de fin de año.

Cuentas por cobrar.............................................................120,000
Estimación de cuentas incobrables...................................................500
Los clientes le adeudan al negocio $120,000 y la estimación de cuentas incobrables es de solo $500. el saldo de $500 es remanente del periodo anterior. Antes de cualquier ajuste, el monto neto de cuentas por cobrar es de $119,500 (120,000-500), que es mas de lo que el negocio espera cobrarle a los clientes.
Basado en la experiencia, el departamento de crédito calcula que el gasto de cuentas incobrables es 1.5% de las ventas netas a crédito, que fueron de $500,000 en 20x3. el asiento de ajuste para registrar el gasto de cuentas incobrables del año y actualizar la estimación es:

20x3
Dic. 31 Gasto por cuentas incobrables
($500,000 x 0.015)................................. 7,500
estimación de cuentas incobrables.......7,500
Gasto registrado del año.

La ecuación contable muestra que la transacción para registrar el gasto reduce los activos del negocio en la cantidad del gasto:

capital
Activo = pasivo + contable - gastos
7,500 = 0 - 7,500

ahora las cuentas están preparadas para reportar en los estados financieros de 20x3.

Ventas mediantes tarjetas de crédito

Muchos negocios de ventas al detalle minimizan su inversión en cuentas por cobrar estimulando a los clientes a utilizar tarjetas de crédito tales como American Express, visa y Mastercard. Un cliente que realiza una compra utilizando unas de estas tarjetas firma una forma de copias múltiples que incluye un pagare de tarjeta de crédito es similar a un cheque que se gira sobre los fondos de la compañía de la tarjeta en lugar de hacerlo sobre la cuenta bancaria personal del cliente.




Controles internos para cuentas por cobrar

Uno de los principios mas importantes del control interno es que los empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben llevar los registros contables. Comúnmente, en un negocio pequeño, un empleado es responsable de manejar las entradas de efectivo, de llevar los registros de las cuentas por cobrar, de expedir notas crédito y de cancelar las cuentas incobrables. Esa combinación de funciones es una invitación al fraude. El empleado en esta situación puede retirar el efectivo cobrado a un cliente sin efectuar registro alguno del cobro. El siguiente paso es deshacerse el saldo en la cuenta del cliente. Esto se puede hacer emitiendo una nota crédito indicando que el cliente ha devuelto mercancía, o anulado la cuenta del cliente por incobrable. De este modo, el empleado tiene el efectivo, la cuenta del cliente tiene un saldo de cero por pagar y los libros están cuadrados.

Naturaleza de los intereses

Los intereses son un cargo que se hace por el uso del dinero. El prestatario incurre en un gasto de intereses. El prestamista obtiene ingreso, cuando usted encuentra documentos por pagar en los estados financieros de una compañía, sabe que esta se endeudando y esperara encontrar un gasto de intereses. Cuando usted encuentra documentos por cobrar, esperara ingresos por intereses.

Calculo de los intereses la formula utilizada al calcular intereses es la siguiente:

Intereses = principal x tasa de intereses x tiempo.



















Propósitos v :



Es importante aplicar este enfoque para así explicarle a la gerencia general los estados financieros, y es provechoso prevenir los clientes de dudoso cobro para establecer las políticas del recaudo.


Contabilizar la cancelación de cuentas incobrables :
Aquí se debe de saber cuales cuentas son malas o de dudoso cobro para su cancelación y contabilizar sus cobros de una forma correcta.


Determinar el costo del inventario usando los diferentes métodos :
Los diferentes métodos de valuación de inventarios es importante conocerlos, para escoger uno de ellos, el que mas se adapte a las necesidades de la empresa.


Explicar como opera un sistema de inventario perpetuo :
Un sistema de inventario perpetuo es aquel en el que se lleva un tarjetero por productos o por la computadora de determinada existencia de un producto en particular registrando el balance inicial, las compras y las ventas obteniendo así un balance final.














CONCLUSIÓN

Podemos afirmar al finalizar este trabajo la importancia de subdividir las funciones en la recaudación y manejar el efectivo a través de la compra y ventas de mercancía, en la aplicación de los sistemas de controles internos que son el timón de la empresa en cuestiones de políticas y normas contables así como administrativas. Un adecuado sistema contable nos brinda la facilidad de tener a mano información exacta y confiable para poder tomar decisiones gerenciales correctas y acertadas. La importancia que tienen las cuentas y documentos por cobrar, pues son ingresos que la empresa debe de velar por su recaudación así como estimar lo que no se va a recaudar por concepto de deudas incobrable. En conclusión estas son herramientas contables de primera mano para toda empresa que quiera tener un sistema contable eficiente y confiable.













BIBLIOGRAFÍA



Meigs, Williams, Haka y Bettner “Contabilidad, La base para decisiones gerenciales” McGraw Hill, undécima edición

http://www.gestiopolis.com/

http://www.monografias.com/

http://www.beckercpa.com/

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